سهیل نیکفرجام
یه مدت پیش می خواستم بحثی رو راجع به نحوه ی پیاده سازی فرآیندها مطرح کنم. حقیقتش به این نتیجه رسیده بودم که در این گروه اکثر افراد تنها مدلسازی انجام می دهند و تا به حال وارد کار پیاده سازی نشده اند، پس منصرف شدم. ولی بعد از مدتی با انجام یک سری از بحث ها طرز فکرم عوض شد.
موضوع این هست:
چرا کسانی که مدلسازی انجام می دهند و کسانی که با ابزار BPMS پیاده سازی می کنند رابطه ی همکاری تعریف شده ای ندارند؟ (یا حداقل من تا به حال ندیدم). اکثر کسانی که مدلسازی انجام می دهند، یا به امر آموزش این کار برای کارمندان اکتفا می کنند، یا بعد از انجام کار مدلسازی به پیاده سازی با ابزار فکر نمی کنند. خوب در نهایت این مستندات هم مثل ایزو کنار گذاشته می شود و کلاً BPM هم بعد از دوره ای از بین می رود (یا شاید اصلاً وارد نمی شود) و البته چون صرفاً کار مدلسازی انجام می شود، اکثر نیازهای عملیاتی شدن فرآیندها در نظر گرفته نمی شود و افراد پیاده ساز مجبور هستند که از اول شروع کنند. در صورت وجود تعامل به احتمال زیاد این مشکل حل می شود.
نظری دارید؟

Dyako Bayazidi, In reply to Soheil Nikfarjam
به نظر من bpms یعنی bpm + s ، خود bpm کلی داستان داره که کار خیلی مشکلیه و اجرای چرخش به کمک s. نیاز به تجربه مدیریتی فراوان و کار تیمی زیاد و وجود یک متدولوژی مناسب برای اجرا داره که کسی برای این متدولوژی شاید به دلیل اینکه هنوز کامل تو ایران جا نیفتاده برنامه ریزی و کار نمی کنه و همه سوزن گرامافونشون گیر کرده رو s به معنی suite یا شایدم سیستم و همه خدای رویکرد فن آوریش شدن اما واقعیت اینه که کفه bpm خیلی از کفه s سنگین تره و مخصوصا تو کشوری مثل کشور ما این bpm باید یک سازو کار خیلی خوب و محکم برای اجرایی شدن تو کل فازاش داشته باشه که من هنوز کسی رو ندیدم بیاد و یه رویه درست و صحیح براش در بیاره یه چیزی مثل معماری سازمانی که همه می گن داریم ولی وقتی میرویم و سند معماری سازمانیشون رو می خونیم می بینیم شبیه همه چی هست الا اون معماری سازمانی که باید باشه

Saeed Bay, In reply to Dyako Bayazidi
احسنت!?
حق مطلب رو به درستی ادا کردین
تحلیل شما رو کاملا قبول دارم

Saeed Bay, In reply to Dyako Bayazidi
من و دوستانم خیلی تلاش میکنیم که به شرکتها اهمیت BPM رو تفهیم کنیم
ولی متاسفانه شرکتهای پر زرق و برقی که BPMS میفروشن بشدت مدیران شرکتها رو اغوا میکنن و فقط از محاسن BPMS در یک شرکت آرمانی میگن
شرکتها هم چون میخوان با حداقل هزینه بیشترین بهره وری رو در شرکتشون بوجود بیارن اقدام به خرید BPMS میکنند

اما دریغ از اینکه بدانند خرید BPMS آخرین مرحله از راه پر پیچ و خم اعمال تغییرات در شیوه مدیریت فرایندهای کسب و کارشونه

Saeed Bay, In reply to Soheil Nikfarjam
تا حدی فرمایشات شما درسته
یه نکته ای که فراموش شد اینه که علاوه بر پیاده سازی فرایندهای مدل شده لزوما به معنای خرید و پیاده سازی BPMS نیست
اما در اینکه میان تیم تحلیلگر و طراح BPM و طراحان و پیاده سازان BPMS یک خلا جدی وجود داره درسته

Saeed Bay
اصلن کی گفته که همه فرایندهای کسب و کار باید مکانیزه بشه!؟
پس بلوغ فرایندی, نیروی انسانی و وضعیت کسب و کار اون شرکت چی میشه!؟
اما متاسفانه یه عده شرکت که این روزها تعدادشونم کم نیست در فضای مجازی دوره افتادن که ایها الناس بیاید BPMS بخرید تا هزینه هاتون کاهش پیدا کنه, سازمانتون چابک بشه و …
اما هیچ کدوم نمیان بگن که این BPMS هایی که به این شرکتها فروختن آیا از اون همه حرفای قشنگ روز اول کدومهاشون به واقعیت نزدیک شده

الان سازمان بزرگی رو میشناسم که از BPMS عرضه شده توسط شرکت …… فقط در حد اتوماسیون اداری استفاده میکنه
نمیخوام بگم مشکل اون شرکت عرضه کننده BPMS هست اما میخوام بگم بازاریابان اون شرکت روز اول هیچ وقت نمیان بگن که علاوه بر این محصول شما به چیزهای دیگه ای و شاید مهمتری از جمله همونطور که دوستم “دیاکو” گفت به BPM نیاز دارید

M.R. Aqazade, In reply to Saeed Bay
درود بر شما

با استدلالات شما موافقم …

دلیل این امر این است که سندروم تعجیل در دستیابی به نتایج در سازمان ها به زلف علاقمندی شرکت های ارائه دهنده bpms گره خورده و دو طرف علاقمند دستیابی به نتایج ملموس (نه الزاما مفید) در کوتاه ترین زمان ممکن هستند …

مساله سر ضرب المثل معروف است …

کارفرما راضی …
ارائه دهنده بی پی ام اس راضی …
و زبانم لال جسارتا …. بابای ناراضی…

Mehrdad Kermani, In reply to Saeed Bay
احسنت بر آقای مهندس بایقره
انصافا ما تو این گروه خیلی چیزا از بزرگوارایی امثال شما یاد گرفتیم

Soheil Nikfarjam, In reply to Dyako Bayazidi
حرفتون کاملاً درسته. بگذارید یک جور دیگه بیان کنم. بهره گیری کامل از BPMS بدون دانش BPM و همچنین عدم وجود استمرار در پیاده سازی آن تبدیل می شود به همان اتوماسیون که دوستمان مثال زدند. و البته پیاده سازی BPM و دستیابی به شاخص های عملکرد بدون بهره گیری از BPMS به مرز غیر ممکن بسیار نزدیک است.
حالا صحبت من این هست که با تلفیق این دو مورد به جای اینکه یک پروژه بلند مدت BPM در سازمان پیاده کنیم که به علت زمانبر بودن و دستیابی بلند مدت به نتایج موجب دلسردی مشتریان می شود، یا اینکه یک پروژه BPMS پیاده کنیم که به علت تحلیل ناکافی و مستمر نبودن به حداقل کارایی منجر شود، مطابق چرخه ی BPM به ازاء هر فرآیند از پروژه از تحلیل تا پیاده سازی آن طی شود تا هم خروجی ملموس بوجود آید و هم پروژه به سمت درست تری حرکت کند.
منظور من از هم ادبیات شدن چنین چیزی است.
اگر درست به قضیه نگاه کنید این به سود هر سه طرف ماجرا هست. چون بعد از چندین سال اگر این تب BPM هم به خروجی مناسبی منجر نشود به ضرر همه ی ذینفعان تمام می شود.

Saeed Bay, In reply to Soheil Nikfarjam
موافقم
اما متاسفانه شرکتهای عرضه کننده BPMS تمایلی بر ایجاد چنین همکاری با تحلیلگران و طراحان BPM مبتنی بر ویژگی های خاص هر سازمان رو ندارند

Soheil Nikfarjam, In reply to Saeed Bay
موافق نیستم، چون در جریان یک شرکت ارائه دهنده BPMS بودم و اینطور نبود. اتفاقاً خیلی هم تمایل به همکاری داشتن ولی متاسفانه همون جور که دوستمون گفتن کسی که متدولوژی رو خوب بشناسه و رزومه ی خوبی در این حوزه داشته باشه وجود نداشت.

سهیل نیکفرجام
البته جدای از برخی شرکت ها که عملاً فقط به فکر فروختن محصولاتشان هستند، این انتظار نمی رود که تمامی شرکت ها و افراد در این حوزه از تجربه ی زیادی برخوردار باشند (اکثر تیم ها هم جوان هستند) چون مگر کلاً چند سال هست که BPM در ایران مطرح شده؟ ولی در صورتی که بخواهند به خروجی بهتری برسند، بالاخره این همکاری باید نقطه ی آغازی داشته باشد.

Saeed Zamani, Forwarded from Mehdi Ghaedsharafi
چارچوب اجراي مديريت فرآيندهاي کسب و کار شرکت IDS Scheer :

Eshare Co
یکی از مشکلات بزرگ این حوزه عدم آگاهی کامل هر دو طرف به اهمیت مدلسازی است – من بعد از 2 ماه تحقیق یک نرم افزار رو برای یک موسسه بزرگ تایید کردم و حدود 80 میلیون هزینه نرم افزار کردند- حالا برای مدل سازی فرآیندهای به شدت سنتی و معیوب اونها حاضر نیستند 5 میلیون هزینه کنند تا یک متخصص بیاریم و پروژه رو انجام بده.

Eshare Co
الیته مشکل از شرکتهای فروشنده هم هست – چون برای بستن قرارداد اعلام می کنند که مدلسازی کاری نداره و خودمون انجام می دیم و دو سه تا فرآیند رو انجام می دن و بقیه اش رو هم ول می کنند به امان خدا
بعد از یک مدتی خریدار متوجه می شه که هیچ فرقی در چابکی سازمان انجام نشده و فقط کلی هزینه روی دستش مونده.

Saeed Bay, In reply to Eshare Co
تجربه جالبی بود!

مهدی جلالی
با تشکر از جناب نیکفرجام به خاطر سوال خوبشون و بقیه ی دوستان و جواب های با ارزش شون. اول اینکه سعی خواهیم کرد به کمک یکی از دوستان بحث هایی که اینجا انجام میشه رو ویراستاری و در وبسایت BPMN.ir منتشر کنیم.
اما در جواب پرسش شما باید این مطلب رو در تأیید نظرات دوستان ذکر کنم که :
BPMS و شاید در حوزه ی کلان تر آن BPM به عنوان یک رویکرد مدیریت فرآیندها که از BPMS و راهکارهای فنآوری اطلاعات به صورت گسترده استفاده می کند تا بتواند فرآیندها را مدیریت و بهبود دهند، مطرح می شود.
باید توجه داشته باشیم که ما با در اختیار داشتن یک BPMS خوب و پرسنلی که به خوبی آموزش دیده باشند در حوزه ی فنآوری اطلاعات تنها مجهز شده ایم به یک ابزار خوب و سریع و دیگر هیچ، اینکه با این ابزار چه گردش کاری و چه رویکردی را پیاده کنیم بسته به سطح دانش و بلوغ سازمان و صنعت ما دارد. دوستان باید توجه داشته باشند که در یک رویکرد BPM ِ از جمله چارچوب ی که جناب زمانی بر اساس Aris ارائه داده اند هیچ گفتگویی در مورد فرآیندهایی که باید در یک سازمان وجود داشته باشد صحبت نمیشه، بلکه صحبتی که میشه این مطلب هست که سازمان روال های مشخصی برای این موضوع داشته باشد که موارد زیر را به صورت یک الگوی چرخشی پایش و یا اجرایی کند :
استراتژی، اهداف، ارتباطات فرآیندها، شاخص ها، گردش فرآیندها و تعاملات مدل سازی شود، این فرآیندها در سازمان اجرایی و در نهایت ممیزی و پایش و اثربخشی و کارایی آنها سنجیده و سپس وارد فاز بازنگری شویم که این موضوع عملا در استانداردهای مدیریتی از جمله سیستم های مدیریت کیفیت (ISO) تحت عنوان چرخه ی PDCA مطرح شده بود.
پس اگر بخواهیم بررسی بیشتری داشته باشیم می بینیم برای مدیریت و بهبود فرآیندها ما رویکردهای مختلفی از قبل داشتیم و داریم : از جمله سیستم های مدیریت کیفیت (مانند IMS, ISO9001 ، TS یا ایزوهای دیگر در حوزه های نفت و هواپیمایی و …) و همچنین روش ها و چارچوب هایی در حوزه ی بهبود فرآیندها داریم از جمله مباحثی که در مهندسی مجدد، کایزن، مهندسی ارزش و شش زیگما و … مطرح می شود.
از منظر بنده ما باید به رویکرد BPM در مدیریت فرآیندها که از فنآوری اطلاعات روز بهره ی بسیار می برد، به عنوان یک ابزار نگاه کنیم و نه بیشتر.
اینطوری بگم بهتره : در یک سیستم مدیریت کیفیت ابزار اصلی ما برای اجرایی کردن فرآیندهای تعریف شده در قالب روش های اجرایی و دستورالعمل در سازمان چیست ؟

جواب : استفاده از موارد زیر :
1. سیستم کنترل مدارک (برای اطمینان از اینکه همیشه ویرایش معتبر از یک سند در اختیار واحدهای اجرایی است و بر اساس آن کار میکنند و نسخه های نامعتبر از سطح سازمان جمع آوری شده اند و …)
2. آموزش و آشنایی کارکنان بار روال های استاندارد شده
3. ممیزی های سیستم مدیریت کیفیت ( که طی آن بر اساس یک سری چک لیست فرآیندها در بازه های مثلا سه ماهه یا شش ماهه ممیزی و عدم انطباق های اجرای فرآیندها با روش های اجرایی و دستورالعمل ها گزارش و اقدام اصلاحی تعریف می شود)
4. ممیزی های کنترل تولید (که طی آن بررسی می شود آیا روال های تولیدی منطبق بر فرآیندهای کاری تولید و معیارهای تولید مشخص شده توسط واحد های مهندسی انجام می شود یا خیر و …)

به عبارتی در یک سیستم مدیریتی عادی ما از ابزارهای انسانی و ممیزی های مبتنی بر چک لیست استفاده میکنیم برای اینکه اطمینان حاصل کنیم روش اجرایی و دستورالعمل ابلاغی به واحدها دارد اجرا می شود.
مثلا اگر در یک روش اجرایی مطرح شده است، امضاء رئیس واحد ایکس برای ارسال کالا الزامی است، ممیز می آید تعدادی از فرم های ارسال کالا را به صورت نمونه (البته روش دارد این نمونه برداری) بررسی میکند و اطمینان حاصل میکند که این موضوع در سازمان اجرایی است.

حال با این دید که BPM ابزاری است در اختیار مدیریت فرآیند به موضوع نگاه کنیم :
رویکرد BPM از طریق به کارگیری ابزارهای فنآوری اطلاعات اجرایی شدن گردش کارها و فرآیندها در سازمان را مدیریت می کند.

با این رویکرد شما نیازی به کنترل مستندات نخواهی داشت، چون تعریف روال ها و استانداردها و شاخص ها و … در ابزارهای BPMS انجام و در سازمان اجرایی می شود !
شما اطمینان دارید که حتما روال های مورد نظر شما بر طبق روش اجرایی (همان مدل BPMN) انجام و اجرا می شود چون نمی تواند غیر از آن باشد ! لذا قسمت زیادی از ممیزی های فرآیندی اتومات حذف می شوند (توجه داشته باشید که نه لزوما تمام آنها). این ابزارها کار مصاحبه ی شاخص ها و نمایش و کنترل و اعلام زمانی که از حدود خارج می شوند را نیز انجام می دهند. پس شما نیازی ندارید روال ها یا واحد سازمانی اضافی داشته باشید برای کنترل شاخص ها و فرآیندها.

در نتیجه من فکر میکنم ما نباید به رویکرد BPM به عنوان یک رویکرد نهایی برای بهبود و حل تمام مشکلات سازمان نگاه کنیم. بلکه باید به این رویکرد به عنوان یک ابزار در اختیار مدیریت فرآیندهای سازمان نگاه کنیم. ابزاری که به ما کمک میکند با سرعت و اطمینان بیشتری رویکردهای مدیریتی و بهبودهای خودمان در سازمان را ساری و جاری و فیدبک بگیریم.

حال بهتر میتونم به سوال دوستمون پاسخ بدیم. در واقع اینکه ما انتظار داشته باشیم یک شرکت نرم افزاری یا یه ابزار نرم افزاری به عنوان BPMS بیاد مشکلات سازمان رو حل کنه و فرآیندهای ما رو بهبود بده انتظار نابه جایی هست. چون این شرکت و این ابزار میتونه خوب فرآیندها رو مدل کنه، میتونه خوب فرم بسازه و گزارش بسازه و … و تمامی مزایای یک BPMS به عنوان یک ابزار رو در اختیار مدیریت قرار بده ولی اینکه چه فرآیندی واقعا فرآیند بهینه است، چه روالی رو اجرایی کنیم و نکنیم، چه شاخصی رو به کار بگیریم و یا نگیریم اینها سوال هایی هست که قبلا هم وجود داشته چه BPMS ی وجود داشته باشد چه نداشته باشد این ها سوال های پابرجایی است.
تمام موارد فوق بیان شدند که تنها ابزار بودن BPMS رو نشون بدیم.
حالا باید این رو بگیم که اگر کسانی که می خوان به بهبود فرآیندها فکر کنن از توانایی ها و محدودیت های این ابزار شناخت کافی داشته باشند در بهبودهای پیشنهادی خود میتونن از این ابزار به خوبی استفاده کنند. بر این اساس ما امروز نیاز به نسل جدیدی از تحلیلگران کسب و کار داریم. تحلیلگران ی توانمند، که توانمندی خود رو نه تنها در حوزه ی کسب و کار پیش بردند بلکه از مفاهیم فنآوری اطلاعات نیز شناخت کافی دارند و توانمندی های یک BPMS و از اون گسترده تر آنچه IT می تواند در اختیار آنها بگذارد رو خوب بشناسند.

Saeed Zamani, In reply to Mahdi Jalali
بسیار جالب پاسخ فرمودین. در حال حاضر نیاز به تحلیل گرانی که هم فرایندها و نحوه گردش بهینه کارها را در سازمان بدانند و هم دانش فناوری اطلاعات داشته باشند به شدت در سازمانها احساس می شود.

Mehrdad Kermani, In reply to Saeed Zamani
با وجود احساس نیاز شدید اما هیچ سازمانی حاضر نیست برای اینکار پول خرج کنه

سعید زمانی
و واقعا از bpms بیش از ابزاری توانمند جهت مدیریت فرایندها نمی توان انتظار داشت. و این توانمندی افراد سازمان هست که بتوانند از این ابزار چگونه استفاده ببرند.

سعید زمانی
بله . هر نظامی برای راه افتادن آن زمان خواهد برد. بنده با روندی که مشاهده می کنم مطمین هستم که در سالهای آتی اهمیت این حوزه برای کارفرمایان بسیار حیاتی خواهد شد. در حال حاضر بایستی فرهنگ سازی اتفاق بیفتد.

مهدی جلالی
و در جایی که ما در حوزه ی تحلیل کسب و کار (که مسأله ای قدیمی تر هست) خلاء بسیار جدی در سطح سازمان ها و صنعت داریم شما نباید انتظار داشته باشید تنها ورود یک ابزار به این سازمان و صنعت بتونه تحولی چشم گیر ایجاد کنه.
برای روشن شدن این موضوع من فقط به حوزه ی مدیریت نگهداری و تعمیرات در کشور (به عنوان موضوعی که اکثر صنایع و سازمان ها با آن درگیر هستند) اگر اشاره کنم شاید بهتر باشد :
شما هر صنعت و سازمانی رو که انتخاب کنید بدون استثناء هنوز رویکرد اجرایی اصلی در سازمانش در نت، اجرای نت موردی یا نت اضطراری است و اخیرا تعدادی از صنایع رویکردها و روش های نت برنامه ریزی شده رو پیاده کرده اند. حال اگر شما بیایید از BPMS استفاده کنید چه چیزی را در این سازمان نوعی بهبود دادید ؟ هیچ چیزی جز اینکه همان روال بگذار تجهیز خراب بشه و بعد برو تعمیرش کن رو به صورت مکانیزه سریع مدل کردید و فرمش را به جریان انداخته اید و احتمالا هم سازمان و هم شما خوشحالید : البته چند تا بهبود نیز ایجاد شده است ! مثلا فرم ها یکپارچه شده اند، روال تأیید ها یکی شده است، به صورت اتومات از سیستم انبار درخواس کالا می خورد و … ولی هیچ تغییری در بهبود نگهداشت تجهیزات ایجاد شده است ؟؟؟؟؟ بهتره بگیم : نه چندان زیاد. چون سازمان همان روال قبلی خودش رو سریعتر و بهتر داره انجام میده. شاید در میزان نیروی انسانی مدیریتی تغییراتی ایجاد بشه ولی وضعیت نگهداشت تجهیزات تغییری نکرده.

مهدی جلالی
در این مثال خیلی دور از ذهن هست که ما از شرکت ارائه دهنده ی BPMS این انتظار رو داشته باشیم که نت موردی در سازمان ما رو تدبیل کنه به RCM که نگهداری و تعمیرات مبتنی بر قابلیت اطمینان هست.

Saeed Zamani, In reply to Mahdi Jalali
کاملا صحیح می فرمایید. بنده هم موافقم.

سعید زمانی
تحلیل گری حوزه کسب و کار شغلی خواهد بود که آینده خوبی در ایران خواهد داشت و افرادی که در این ماجرا پیش رو باشند قطعا استفاده های بیشتری خواهند کرد.

مهدی جلالی
تا اینجا به نظرم جواب من کمک کرد به این موضوع که مسأله واضح تر شود ولی راه حل چیست ؟
به عبارتی با فرض گرفتن اینکه صحبت بنده صحیح باشد و به BPMS به عنوان صرفا یک ابزار در مدیریت تغییرات و اجرایی کردن سریع فرآیندها نگاه کنیم، راهکار اینکه بتونیم از این فرصت استفاده کنیم (کدوم فرصت ؟ فرصت اینکه صنعت و دولت الان جوگیر BPM هستند) و واقعا سازمان ها و صنعت خودمون رو بهبود بدیم و متحول کنیم چیست ؟
شاید این یک فرصت تاریخی برای ایران باشد. فرصت قبلی زمانی بود که ISO مد شد !

سعید زمانی
به نظر بنده راهکار فعلی تلاش برای گستراندن مفاهیم bpm و نشر آن و یافتن و تربیت کردن افرادی در سازمانهاست که بتوانند از این ابزارعا به خوبی استفاده کنند و طعم واقعی آن را به مدیران سازمانها نشان دهند.

در این راستا دوستانی که در حال حاضر در این زمینه ها فعالیت می کنند می توانند با گسترش دادن مفاهیم مورد نظر نقش پر رنگی را ایفا نمایند. ایجاد گروه هایی اینچنین و به اشتراک گذاری دانش در این حوزه بسیار تاثیرگذار خواهد بود.