شناسایی فرآیندهای سازمان در BPM

در اینجا خلاصه ای از بحث و گفگتو در گروه تلگرامی BPMN.ir در خصوص روش های شناسایی فرآیندها رو به صورت جمع بندی شده آوردیم. شما میتوانید از طریق عضویت در کانال https://t.me/businessprocessmanagement نسبت به عضویت در گروه علمی BPMN.ir اقدام کنید. در این گروه ما به بحث و تبادل نظر علمی در حوزه های BPM, BPMS, BPMN می پردازیم.

امیرمسعود
سلام خدمت همه دوستان
یک سوال داشتم؟ میخواستم بدونم وقتی برای اولین بار وارد یک سازمان میشید چطور فرآیند های سازمانو شناسایی میکنید؟

Mohsen Zandieh

[In reply to امیرمسعود]
سلام. صبح شما بخیر.
در واقع، دو موضوع مطرح است:
اینکه به واقع “شناسایی” مد نظرتان است یا “تعیین” فرآیندها.!؟
برای شناسایی فرآیندهای سازمان، کافی است با مطالعه Context درونی سازمان و استفاده از روشهایی مانند مشاهده، مصاحبه و بررسی رو در رو، البته به سبک مدل شده، به خواسته تان برسید.

اما در “تعیین” فرآیندهای مورد نیاز سازمان، داستان بسیار فراتر از این مقوله است. چرا که در این حالت بایستی کار با مطالعه کانتکست هم درونی و هم بیرونی و نیز مطالعه ذینفعان سازمان آغاز شود و به سبک و شیوه مدل شدن و استفاده از سناریوی سازمان جلو رود‌.
پاسخی بسیار ساده عرض کردم، و بطور جدی جواب مفصل میخواهد.

امیرمسعود,
[In reply to Mohsen Zandieh]
بسیار ممنونم منم دقیقا میخواستم بدونم در بدو ورود به یک سازمان چگونه میشه در ابتدا فرآیندهاشو شناسایی کرد تا بعد از شناسایی ادامه کار داد

Saeed Bay,
[In reply to امیرمسعود]
در شروع هر پروژه مدیریت فرایند دو استراتژی مختلف ممکنه وجود داشته باشه:

استراتژی 1- منطبق بر فرایندهای موجود عمل کنیم. یعنی خودمون رو مقید به فرایندهایی که از دید کارکنان اون سازمان وجود داره بدونیم. به عبارتی دیگر اسامی و دامنه فرایندهای موجود رو به رسمیت بشناسیم و با مصاحبه و مطالعه مستندات فعلی اون سازمان اقدام به شناسایی فعالیتها و نقاط تصمیم اون فرایند بکنیم.

استراتژی2- اصلا مقید به فرایندهای موجود نباشیم و بر اساس ماموریت سازمان و خدمات یا محصولاتی که ذیل اون ماموریت به مشتریانش ارائه میکنه عمل کنیم. یعنی در ابتدا مشخص کنیم چه محصولات و خدماتی به مشتریان سازمان ارائه می شود. بعد به کمک مصاحبه با خبرگان و بر اساس الگوبرداری و منطق ارائه اون خدمات و محصولات در سازمانها مشخص کنیم که برای ارائه اونها چه فرایندهایی بایستی انجام بشه (فرایندهای اصلی). در ادامه باید مشخص کنیم که برای پشتیبانی از فرایندهای اصلی شناسایی شده، ارائه چه خدماتی ضروریه (فرایندهای پشتیبانی). به این ترتیب این ما هستیم که مشخص میکنیم که نام فرایند چه باشد، دامنه فرایند چه باشد و

امیرمسعود,
با توضیحاتی ک دوستان دادن آیا میشه گروه فرآیندی تشکیل داد و هر تعداد فرآیند ک داریم زیر مجموعه این گروه فرآیندی قرار بدیم؟
مثلا ۱۰ گروه فرآیندی با تعداد ۱۰۰فرآیند

Mohsen Zandieh,
[In reply to امیرمسعود]
بله. این تجربه را ما در پلایشگاه گاز پارس جنوبی داشتیم.

Saeed Bay,
[In reply to امیرمسعود]
گروه فرایندی چندان اصالتی نداره که داشتن یا نداشتنش مهم باشه
سند APQC دقیقا همین گروه فرایندی رو که مبتنی بر روح واحدهای وظیفه ای (Function) سازمان هستش مبنای تقسیم بندی قرار داده

امیرمسعود,
ممنون از اینکه پاسخ میدین ولی من در کلاسی بودم یکی از اساتید گفت امکان این وجود نداره شما گروه فرآیندی و فرآیندهای خودتونو بجای فرآیندهای apqc بزارید باید دقیقا همونا باشه و البته برای حرفش این دلیل رو آورد ک با یکی از اعضای اونجا مکاتبه کرده و دلیلشو پرسیده

امیرمسعود, [05.05.17 09:39]
در واقع اینکه ما شبیه اون مدلو میایم استفاده میکنیم یک مدل کاملا همینجوریه شبیه اون و اعتباری نداره
برای همین من الان واقعا ذهنم درگیر شده و کلا نمیتونم فرآیندهارو براحتی شناسایی کنم

Mohsen Zandieh,
[In reply to امیرمسعود]
به دوست گرامی و استادی که میفرمایید، سند راهنمای N1278 سازمان بین المللی استاندارد را ارایه بفرمایید.

متاسفانه بایستی عرض کنم که به چندین دلیل، استدلال ایشان از پایه دچار اشتباه است.

Saeed Bay,
[In reply to امیرمسعود]
اونا این اعنبار رو از کجا آوردن که ما نیاوردیم
من در یک پروژه کدگذاری اقلام انبار یک واحد تولیدی حضور داشتم که حدود ۳ هزار قلم کالا در آن وجود داشت و ما برای انجامش از استاندارد کدگذاری ناتو(برترین استاندارد دنیا)
استفاده کردیم
استاندارد ناتو استانداردی هستش که تمام اشیا عالم رو کدگذاری کرده و ما در ابتدا فکر میکردیم که مجبوریم دقیقا مثل اون کدگذاری کنیم بعدها متوجه شدیم که اون به عنوان یک الگو خوب هستش و طبعیت صرف از اون پیچیدگی سازمان ما رو اضافه میکنه و ما باید فقط از روح حاکم بر اون استاندارد بهره مند بشیم

امیرمسعود, [05.05.17 09:52]
من هم دقیقا به عنوان الگو ازش استفاده میکردم ولی ایشون گفت این سازمان برای هر صنعت خاص یک مدل مخصوص داره و اگر عضو شین خودشون راهنماییت میکنن و اینکه اونها این مدل هارو اعتبار سنجی کردن حالا باز دقیقا من عین حرفاشو تو این هفته براتون میفرستم ک خدای نکرده من چیزی رو اشتباه به عرض دوستانم نرسونم

Saeed Bay,
[In reply to امیرمسعود]
به هر حال بنده با گروه فرایندی تشکیل دادن و استفاده از APQC میونه خوبی ندارم و توصیه نمیکنم
از نظر من سازمانی که میخواد از APQC استفاده کنه باید دارای سطح بلوغ فرایندی نسبتا بالایی باشه

Soheil Nikfarjam,
سلام وقت همه دوستان به خیر
یه مطلب قبلاً در این رابطه ترجمه کرده بودم که امیدوارم برای شما هم مفید باشه. https://t.me/businessprocessmanagement/16

Soheil Nikfarjam,
در رابطه با APQC و رعایت کردن این چارچوب، به نظر بنده به عنوان یک چارچوب میشه ازش استفاده کرد همانند زکمن. ولی خود APQC هم این ادعا رو نداره که تمام فرآیندهای سازمان رو لیست کرده باشه یا اینکه اصلاً سازمانی وجود داشته باشه که تمام فرآیندهای لیست شده در یک صنعت خاص APQC رو داشته باشه. بنابراین به عنوان یک چارچوب میشه فرآیندها رو شناسایی کرد و درون گروه بندی های اون قرار داد یا حتی بیرون از این گروه ها. این نکته هم مهم هست که اضافه کردن موارد جدید به این چاچوب ها کار ساده ای هم نیست چون بر اثر تجربه ای که دارند چارچوب جامعی رو تهیه کردند به طور مثال چند نفر رو میشناسید که بیرون از ساختار زکمن چیزی به معماری سازمان اضافه کرده باشه.
در کل شما هر چه بیشتر بتونید به فرآیندهاتون Cross بزنید به درک بهتر اون ها بیشتر کمک کردید. ولی در آخر وقتی در ابزار می خواد پیاده سازی کنید برای اکثر ابزارها تفاوتی نمی کنه که چه گروه بندی روی اون ها انجام شده و تنها یک دسته بندی ساده در سطح انتزاعی براتون انجام میدن.

Ashahnouri,
با سلام خدمت دوستان دوره bpms خوب کجا رو پیشنهاد میکنید.
دوره دو سه روزه مد نظرم نیست یه جوری شبیه کلاس باشه و تو یه بازه برگزار بشه

Mahdi Jalali,
[In reply to Ashahnouri]
سلام جناب
لطفا پرسش های علمی و فنی خودتون رو مطرح کنید و از بحث هایی که منجر به ارائه ی اطلاعات تجاری می شود پرهیز کنید. برای کسب اطلاع در خصوص شرکت های ارائه دهنده ی bpms به وبسایت www.bpmn.ir مراجعه کنید. همه ی آنها دوره ی bpms نیز برگزار میکنند.

Mahdi Jalali,
[In reply to Soheil Nikfarjam]
بسیار تشکر میکنم از جناب مهندس نیکفرجام به خاطر مقاله ی مفید و پربارشون.
اینکه این مقاله رو در گروه در اختیار دیگر دوستان قرار دادید بسیار ارزشمند است و امیدوارم حرکت های علمی و تحقیق و پژوهشی دوستانی مانند شما باعث افزایش میزان موفقیت پروژه های بهبود فرآیند در کشور شود

Mahdi Jalali,
پرسش جناب مسعودی رو دوستان جواب دادند و یک مقاله نیز در این خصوص در گروه ارسال شد.
در این جا سعی می شود این موضوع جمع بندی و پاسخ مناسبی به این پرسش ارائه گردد. پرسش این بود:

دوستان و همکاران گرامی با ارسال فیلم، مقاله و … سعی کردند به درستی ابعاد مختلف این موضوع بیان شد و سعی میکنیم این بحث رو تکمیل کنیم:
در پاسخ باید خدمت شما عرض کنم که شناسایی فرآیندها در سازمان به چه معنی می باشد؟
تعریف:
شناسایی فرآیند عبارت است از یک سری فعالیت ها با هدف تعریف سیستماتیک مجموعه فرآیندهای کسب و کار یک سازمان. خروجی شناسایی فرآیند یک معماری فرآیند است که بیانگر فرآیندهای کسب و کار و اثرات متقابل آنها می باشد.
به این ترتیب هدف ما در شناسایی فرآیندها رسیدن به یک معماری از فرآیندهاست.
اما معماری فرآیندهای سازمان چیست؟ معماری فرآیندها در واقع یک نقشه یا مجموعه ای از نقشه ها و نمودارهاست که این نمودارها بیان کننده ی تقسیم بندی فرآیندها، عنوان فرآیندها و نشان دهنده روابط بین فرآیندها و همچنین بیان کننده ی رابطه ی بین ورودی ها و خروجی های کل سازمان می باشد.
در سیستم های مدیریت کیفیت مانند ISO، معماری فرآیندها در قالب سندی تحت عنوان process map بیان می شود و قطعا همکاران در پروزه های مختلف از این سند به عنوان یکی از ورودی های اصلی خود به عنوان بیان کننده ی فرآیندهای سازمان استفاده کرده اند.

در راستای تدوین معماری فرآیندهای سازمان اولین نکته ای که بسیار اهمیت دارد استفاده از تکنیک و ابزار مناسب است. در سند معماری فرآیندهای سازمان های بزرگ دسته بندی های فرآیندی و زیرگروه های آنها و در نهایت فرآیندها را باید بتوان به صورت سلسله مراتبی بیان نمود و روابط بین دسته بندی ها و فرآیندها را به صورت مناسبی نمایش داد.
در سیستم های مدیریتی مبتنی بر iso9000 اکثر سازمان ها لیستی از فرآیندها یا نقشه ای از فرآیندها را بر اساس دسته بندی پورتر تهیه می کنند.
پورتر فرآیندها رو به سه دسته: فرآیندهای اصلی، فرآیندهای پشتیبان و فرآیندهای مدیریتی تقسیم کرده است.
سپس برای هر کدام از این فرآیندهای بیان شده، یک شناسنامه ی فرآیندی تهیه می شود. شناسنامه های فرایندی به صورت فایل های اکسل یا ورد و متنی هستند و در بعضی از حالت ها از نمودارهای لاک پشتی برای نمایش شناسنامه ی یک فرآیند استفاده می شود.

نمودار لاک پشتی فرآیند خرید

اما ابزارهای دیگری نیز برای تدوین معماری فرآیندها وجود دارد که در اینجا تمامی اونها رو بررسی نمی کنیم. حتی در بعضی موارد دیدم تعدادی از مشاوران و اساتید در زمان تدوین معماری فرآیندها نیز از BPMN استفاده می کنند.
در مورد ابزارهای تدوین معماری فرآیند میتوانید تحقیق کنید!
و اما ابزار و تکنیک ی که بنده توصیه میکنم استفاده از تحلیل ساختیافته ی سلسله مراتبی به کارگرفته شده در idef0 می باشد. شما میتوانید از idef0 به عنوان یک روش مدلسازی با رویکرد شکست سلسه مراتبی و بیان روابط بین فرآیندها استفاده کنید. از ویژگی ها و برتری های این روش نسبت به موارد مشابه عبارت است از:
ایجاد یک ساختار کدینگ سلسله مراتبی
بیان جالب و ساختیافته ی دسته بندی های فرآیندی
بیان مناسب ورودی ها و خروجی ها و امکان ردگیری آنها در سطوح بالاتر معماری فرآیندها
کمک به تیم تحلیل جهت رسیدن به یک نتیجه ی نهایی در مورد معماری فرآیندها

تجربه ی سازمان
تجربه ی سازمان به معنی بررسی آنچیزی است که در وضعیت جاری سازمان در حال اجرا می باشد. سازمان مد نظر شما برای دستیابی به اهداف و مأموریت هایی که دارد در حال حاضر دارد مجموعه ای از فعالیت ها را انجام میدهد. در این قسمت ما بررسی میکنیم این فعالیت ها در قالب چه فرآیندهایی تقسیم بندی شده اند. امکان دارد سازمان تقسیم بندی فرآیندی برای فعالیت های خودش نداشته باشد و به صورت واحدی کارهای خودش را سازمان دهی کرده باشد.
در هر حال شما با استفاده از روش های زیر می توانید ساختار فرآیندی سازمان را از لحاظ وضعیت موجود شناسایی کنید:
1. مستندات موجود سیستم های مدیریت کیفیت مانند iso و میزان اجرایی بودن آنها در سازمان
2. مصاحبه با خبرگان سازمان
3. مشاهده
4. بررسی نرم افزارهای موجود در سازمان بخصوص نرم افزارهای فرآیندی و اتوماسیون اداری

استانداردهای مدیریتی
استانداردهای مدیریتی در زمانی به کار شما می آیند که بخواهید وضعیت مطلوب سازمان خود را بیان کنید.
در راستای چشم انداز و آرمان های سازمان و دلایل وجودی پروژه ی بهبود فرآیندها شما می توانید از استانداردهای مدیریتی از قبیل انواع iso های مدیریت کیفیت، زیست محیطی، نگهداری و تعمیرات، مدیریت تجهیزات، آزمایشی و … بسته به صنعت و سازمان خودتان بهره برداری کنید.
در واقع استانداردهای مدیریتی که روح اصلی تمامی آنها iso9000 است مبتنی بر یک رویکرد فرآیندی تدوین شده اند و در واقع این استانداردها به بیان روش های اجرایی، شاخص ها و فعالیت های اصلی سازمانی که آن استاندارد را اخذ میکند یا نیاز دارد می پردازند.
استانداردهای مدیریتی در کنار تکنیک های مدیریتی و کیفی می توانند بیان کننده ی طیف وسیعی از فرآیندهایی باشند که سازمان شما باید داشته باشد. به طور مثال پایه ی تمامی استانداردهای مدیریتی فرآیند یا گردش کار ممیزی داخلی می باشد. یا مثلا اگر شما iso14224 به عنوان یک استاندارد در حوزه ی نگهداری و تعمیرات را بررسی کنید، روش ها و استانداردهای شکست ساختار تجهیزات سازمان را بیان کرده است و شاخص های فرآیندی که باید در حوزه ی فرآیند نگهداری و تعمیرات پایش شود را بیان می کند.

چارچوب های فرآیندی
چارچوب های فرآیندی در واقع راهکاری هستند برای الگوبرداری از تجارب دیگران.
شما در واقع با بررسی چارچوب های فرآیندی مختلف میتوانید بررسی کنید معماری فرایند تدوین شده ی شما با صنایع مشابه در جهان چه مقدار فاصله دارد.
معمولا این چارچوب ها به عنوان یک الزام مورد بهره برداری قرار نمی گیرند، بلکه به عنوان یک پیشنهاد و دانش اولیه در خصوص فرآیندها می تواند مورد استفاده قرار گیرد. از جمله ی این چارچوب ها می توانید به
etom در حوزه ی ict،
Apqc در حوضه ی صنایع مختلف عمومی، پتروشیمی، نیروگاه، هواپیمایی، تلویزیون و … (موارد زیادی دارد)
itil در حوضه ی فرآیندهای ارائه دهنده ی خدمات it
SCOR
VRM
و … اشاره کرد
—————————————————
شما میتوانید به صورت همزمان از این چارچوب ها استفاده کنید
یک مطلبی که فراموش کردم اشاره کنم که میتوان آنرا تحت عنوان استفاده از تجربه ی سازمان های مشابه بیان کرد این مطلب است که برای تدوین معماری فرآیندهای خودتان بروید و از دیگر سازمان های مشابه در ایران و جهان بازدید کنید و اطلاعات بگیرید. ببینید آنها چطور فرآیندهای خود را بیان کرده اند، چه فرآیندهایی دارند و … . در واقع چارچوب های فرآیندی مثل APQC نیز دارند همین کار را برای شما انجام می دهند و در مقیاسی بسیار گسترده و البته تا حد زیادی آرمانی هستند ولی اگر امکانش را دارید بروید و از یک یا چند سازمان موفق در دسترس بازدید کنید.
حال شما همه چیز را دارید!
تجربه ی سازمانی (وضعیت موجود)
استانداردهای مدیریتی توصیه شده در حوزه ی کاری خودتان
چارچوب های فرایندی بر اساس تجارب سازمان های مشابه در جهان
و از طرفی یک تکنیک مناسب (idef0) که بتوانید موارد فوق را با استفاده از خلاقیت تیمی در قالب جلسات طوفان فکری به کار بگیرید و یک معماری مناسب برای فرآیندهای سازمان خود تدوین کنید.

مطالب که در بالا بیان کردم در واقع ورودی و ابزارهای شما برای اجرای فاز یک چرخه ی BPM که همان شناسایی فرآیندها می باشد، است. خروجی نهایی این فاز یک معماری برای فرآیندهای سازمان است